27 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał ustawę zmieniającą przepisy o VAT i finalnie otwierającą drogę do obowiązkowego e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Tym samym zakończono etap niepewności: wiadomo nie tylko, że KSeF wchodzi, ale też kiedy i dla kogo. Dla biznesu oznacza to przejście z „pilotażu” i testów do przygotowań operacyjnych na twardych datach.
Kto startuje i kiedy – dwie fale oraz wyjątek dla najmniejszych
Harmonogram jest dwuetapowy: od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie podmioty, których wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł; od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców. Dodatkowo, tzw. „wykluczeni cyfrowo” (faktury do 450 zł i łącznie do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie) zostali objęci odroczeniem obowiązku fakturowania w KSeF do 1 stycznia 2027 r. W praktyce to trzy daty, które determinują kolejność prac w finansach i IT.
Co łatwiejsze w 2026 r. – realny bufor bez złudzeń
Ustawodawca przewidział miękkie przejście: do końca 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur z kas rejestrujących (np. na paragon z NIP), nie będzie obowiązku umieszczania numeru KSeF w tytułach przelewów (także przy MPP), a podejście do błędów w obsłudze systemu ma być łagodniejsze. To bufor na stabilizację integracji, a nie „pozwolenie na zwłokę” – łańcuchy dostaw i tak wymuszą gotowość na KSeF wcześniej.
Numer KSeF w płatnościach – kiedy stanie się wymogiem
Kluczowa zmiana dotyczy przelewów: obowiązek wskazywania numeru KSeF (także w komunikacie MPP) ma start od 1 stycznia 2027 r. Rok 2026 warto wykorzystać na testy formatów tytułów, zasady matchingu w ERP/FK i obsługę wyjątków (przelewy zbiorcze, korekty). Dobrze skonfigurowane reguły skracają zamknięcie miesiąca i ograniczają „wiszące” rozrachunki.
Offline24 i awaria systemowa – dwa różne tryby, różne obowiązki
Offline24 to tryb, w którym wystawisz fakturę bez bieżącego połączenia, ale musisz dosłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, by nadano numer. To co innego niż oficjalnie komunikowana awaria KSeF – wówczas okna na dosłanie dokumentów i zasady rozliczeń są inne. Różnicę należy odzwierciedlić w dwóch odrębnych procedurach (SOP), z rejestrem przypadków i właścicielami procesu.
FA(3) i KSeF 2.0 – wymagania techniczne, o których trzeba pamiętać
Od 1 lutego 2026 r. obowiązującą strukturą e-faktury jest FA(3) – trzeba zweryfikować mapowania pól, walidacje i komunikaty błędów po stronie systemów. Warto też uregulować zasady dla załączników (gdzie są przechowywane, kto ma dostęp, jak udostępnić audytorowi), bo to element procesu wpływający na kompletność dokumentacji.
Dlaczego odbiór e-faktur musi działać wcześniej?
Nawet jeśli wystawianie w KSeF obejmie Cię dopiero 1 kwietnia 2026 r., duzi kontrahenci zaczną wysyłać faktury w KSeF już 1 lutego. Odbiór, weryfikacja i dekretacja dokumentów zakupowych powinny więc działać od lutego – w przeciwnym razie możesz liczyć się z opóźnieniami nie tylko w płatnościach.
12-tygodniowy plan wdrożenia KSeF
- Tydzień 1–2: Audyt. Zmapuj źródła faktur i sprawdź dane (NIP, adresy, warunki płatności).
- Tydzień 3–4: Decyzje. Wybierz metodę integracji (API) i określ uprawnienia (kto wystawia, koryguje, odbiera).
- Tydzień 5–6: Konfiguracja. Ustaw walidacje (np. blokada B2B bez NIP), scenariusze wyjątków (korekty, duplikaty) i procedury awaryjne (offline24).
- Tydzień 7–8: Pilotaż. Włącz wybranych kontrahentów i testuj procesy od odbioru do dekretacji.
- Tydzień 9–10: Płatności i monitoring. Przygotuj szablony przelewów z numerem KSeF i włącz monitoring „zaciętych” statusów.
- Tydzień 11–12: Szkolenia i start. Zajmij się przeszkoleniem pracowników i przygotuj się na wejście w życie nowych przepisów.
Role i odpowiedzialności – kto ma „dowodzić”
- CFO – wyznacza KPI (odsetek zwrotów, czas do „nadania numeru”, udział płatności automatycznie zmatchowanych) i rytm przeglądów.
- Księgowość – higiena kartotek, reguły korekt, procedura odbioru i dekretacji, weryfikacja merytoryczna.
- IT – integracja i utrzymanie (API/FA(3)), logi i retry, alerty SLA, bezpieczeństwo danych.
- Zakupy/Sprzedaż – synchronizacja momentów akceptacji z chwilą nadania numeru KSeF, standard wymiany danych z kontrahentami.
Komunikacja z rynkiem – minimalny standard uzgodnień
Ustal z partnerami handlowymi termin gotowości po obu stronach, format referencji płatniczych (jak i gdzie pojawia się numer KSeF), sposób zgłaszania rozbieżności (np. niezgodny NIP) i SLA na reakcję. Zmniejszy to liczbę korekt i przyspieszy proces akceptacji.
Podsumowanie – od polityki do praktyki
Podpis prezydenta zamknął proces legislacyjny i przypieczętował kalendarz: 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. jako daty wejścia obowiązku oraz 1 stycznia 2027 r. jako horyzont dla najmniejszych i dla obowiązkowego numeru KSeF w płatnościach. Organizacje, które połączą higienę danych, jasne role, dwa SOP-y na wyjątki (offline24/awaria systemu) i testy integracyjne, wejdą w 2026 r. bez chaosu w rozliczeniach.
Artykuł promocyjny.
